¿Qué Hay que Estudiar para ser Asistente Virtual? 

¿Quieres convertirte en asistente virtual pero no sabes qué estudiar 😥? Si la asistencia virtual es algodo nuevo para ti, es normal que te sientas perdido, la buena noticia es que ¡has llegado al sitio indicado! En este artículo te guiaré si no sabes qué estudiar para ser asistente virtual.

¿Qué estudiar para ser asistente virtual?

Ser asistente virtual engloba muchísimas tareas dependiendo del campo o sector donde quieras trabajar👩‍💻. Y para serlo no siempre hace falta estudiar una carrera universitaria. Sin embargo, sí es súper necesario es tener conocimiento en áreas clave que te permitan ofrecer un servicio de calidad.

Así que, aunque una carrera puede ser útil, no es indispensable. Pero lo que sí es indispensable es tener conocimientos y habilidades en áreas como las siguientes 👇:

📍 Administración de Empresas:

Tener conocimiento en administración de empresas te dará una visión general de cómo funcionan los negocios físicos y digitales. Esto te ayudará a entender mejor las necesidades de tus clientes y poder ayudarlos en las tareas donde sea necesario. Podrías encargarte de hacer las siguientes tareas:

• Coordinar agendas.
• Planificar reuniones.
• Análisis de informes y datos.
• Gestión de proveedores y clientes.
• Supervisión de operaciones diarias.

📍 Asistencia Administrativa:

Aquí es donde entrarán en juego tus superpoderes organizativos. La asistencia administrativa te ayudará a desarrollar habilidades clave como gestión del tiempo, organización y atención al detalle. Algunas de las tareas que conlleva trabajar en esta área son:

• Gestionar emails.
• Organizar archivos y base de datos.
• Atender llamadas y programas citas.
• Preparar documentos y presentaciones.
• Tareas de investigación de proyectos.

📍 Marketing Digital:

Si te apasiona el mundo online (como a mí) el Marketing Digital será la mejor área para formarte. Esta carrera ayudará a tus clientes a aumentar su visibilidad y atraer más clientes en el mundo digital. Estas son algunas que las actividades que, como asistente virtual en el área del marketing digital puede hacer:

• Gestionar y crear contenido para redes sociales.
• Crear estrategias SEO para sitios web.
• Diseñar campañas de email marketing.
• Analizar métricas y datos.
• Realizar publicidad en línea.

📍 Contabilidad o finanzas:

¿Lo tuyo son los números y las finanzas? Entonces, las carrera que conlleven contabilidad, calculos y balances será la mejor opción para ti. De esta forma, podrás ofrecer a tus clientes una gestión financiera súper eficiente. Estas son algunas de las actividades que podrás desempeñar:

• Gestionar la facturación y cobros.
• Registrar gastos e ingresos.
• Coordinar con contadores y asesores fiscales.
• Elaborar presupuestos.
• Crear informes financieros.

📍 Gestión de proyectos:

Al enfocarte en la Gestión de proyectos podrás llegar a convertirte en un Project Manager, la mano derecha de cualquier CEO de una empresa. Serás el responsable de mantener los proyectos de tu cliente en marcha; desde la planificación de un proyecto, hasta la ejecución de cada una de las tareas. Algunas de las tareas de esta área son:

• Planificar y organizar proyectos.
• Coordinar equipos y recursos.
• Realizar reportes de avances del proyecto.
• Gestionar la comunicación de todos los trabajadores del proyecto.
• Liderar un equipo de trabajo.

📍 Diseño web o gráfico:

Si tienes un lado creativo y te encanta el diseño, esta área es perfecta para ti. Además, en el mundo digital actual, esta habilidad es súper demandada. Podrás trabajar haciendo tareas como:

• Crear, desarrollar y actualizar sitios web.
• Diseñar gráficos para diferentes redes sociales.
• Crear materiales promocionales y branding.
• Edición y optimización de imágenes.

📍 Idiomas:

No es necesario que sepas muchos idiomas, si dominas otro idioma además del español, estás abriendo una puerta a un mundo lleno de oportunidades. Siendo bilingüe, puedes ofrecer servicios de traducción y convertirte en ese puente que conecta culturas y negocios. Algunas de las tareas que puedes hacer si estudias un idioma pueden ser:

• Traducción de documentos y correos electrónicos.
• Atención al cliente en distintos idiomas.
• Interpretación en reuniones virtuales.

📍 Informática:

Estudiar informática, ingeniería en sistemas, ciencia de datos o ingeniería de software te abrirán un mundo lleno de posibilidades. Estas áreas en el mundo digital son oro puro: hay mucha demanda y con sueldo más altos. Aquí te van algunas de las tareas que podrás desempeñar:

• Configuración y mantenimiento de software y hardware.
• Gestión y seguridad de datos.
• Automatización de tareas.
• Formación y soporte tecnológico.

¿Qué se necesita para ser un asistente virtual?

Si quieres ser asistente virtual, toma en cuenta que también debes desarrollar habilidades blandas que serán más que necesarias aprenderlas y ponerlas en práctica mientras trabajas.

Ahora mismo te estarás preguntando: “pero, ¿qué son las habilidades blandas?” Son aquellas habilidades que te permitirán relacionarte con otras personas que, a diferencia de las habilidades técnicas, que se aprenden en cursos o carreras, las habilidades blandas están más relacionadas con tu personalidad, tus valores y cómo manejas las situaciones cotidianas.

Algunas de estas habilidades que debes aprender a desarrollar para ser asistente virtual son:

✔ Comunicación efectiva:

Y sí, como siempre lo hemos escuchado, la comunicación es la base de cualquier relación exitosa (ya sea sentimental o profesional 👀), y trabajando de forma virtual, es aún más necesario. Necesitas saber expresar tus ideas y entender las de tu cliente, tanto de forma escrita como verbal. Esto te ayudará a evitar malentendidos.

✔ Organización y gestión del tiempo:

Como asistente virtual, manejarás múltiples tareas y proyectos simultáneamente (y aún más si eres freelancer), así que, por ese motivo que saber organizarte y gestionar tu tiempo serán claves. Además, ser puntual y cumplir con los plazos acordados te ayudará a generar confianza en tus clientes quienes podrán recomendarte.

Como consejo, te será de mucha utilidad hacer uso de herramientas de gestión de tiempo (como Google Calendar) o planificar cada semana en una agenda física.

✔ Proactividad y resolución de problemas:

Ser proactivo implica anticiparte a las necesidades de tu cliente y ofrecer soluciones. Por otro lado, no siempre tendrás instrucciones detalladas para cada tarea, así que ahí es donde también entra tu capacidad para tomar la iniciativa. Estas habilidades te harán destacar.

✔ Adaptabilidad y flexibilidad:

El mundo cambia rápidamente, y los planes también así que, estar dispuesto a adaptarte a nuevas herramientas, horarios o métodos con una actitud positiva, te convertirá en parte fundamental de cualquier equipo de trabajo.

✔ Confidencialidad y ética profesional:

En ocasiones, puede ser que manejes información confidencial o personal de tu cliente siendo asistente virtual (como es el caso del manejo de su correo electrónico personal, sus planes o agendas) y tu cliente debe sentir que puede confiar en ti así que mantén siempre altos estándares éticos para establecer relaciones laborales duraderas y exitosas.

✔ Empatía y paciencia:

Trabajarás con diferentes personalidades y estilos de comunicación. Ser empático te ayudará a entender las necesidades y preocupaciones de tu cliente. La paciencia es igualmente importante, especialmente cuando las cosas no salen exactamente como se planean.

Herramientas tecnológicas que debes manejar para ser asistente virtual

Para llegar a ser asistente virtual también debes aprender y familiarizarte con ciertas herramientas tecnológicas que harán tu vida (y la de tu cliente) mucho más fácil 💆‍♀️. Aquí te comento algunas:

🔹 Herramientas de gestión de proyectos:

Plataformas como Trello o Asana te ayudarán a organizar tareas, establecer plazos y coordinar con tu cliente y su equipo.

🔹 Plataformas de almacenamiento en la nube:

Como Google Drive, Dropbox o OneDrive podrás almacenar, organizar y compartir archivos de forma segura y evitarás esos momentos incómodos de “¿me puedes enviar el archivo de nuevo 😥?”.

🔹 Plataformas de diseño y edición:

Canva, Adobe Photoshop o Illustrator te ayudarán a crear contenidos visuales, crear presentaciones, post para redes sociales o editar fotografías.

🔹 Seguridad y protección de datos:

Siempre es bueno utilizar herramientas como LastPass o 1Password para gestionar contraseñas de forma segura.

🔹 Suites de oficina en la nube:

Manejar Microsoft Office 365 o Google Workspace es más que necesario para todo tipo de trabajos. Puedes crear, editar hojas de cálculo, documentos y presentanciones a tiempo real con todo el equipo.

🔹 Herramientas de comunicación:

Plataformas como Zoom, Skype o Microsoft Teams siempre serán necesarias para reuniones con el equipo de trabajo por lo que te será de mucha utilidad saber manejarla.

¿Es necesario tener un título o certificado para trabajar como asistente virtual?

Para nada 😀. No es necesario tener un título o certificado para trabajar como asistente virtual. Sin embargo, tener certificados que avalen o comprueben tus conocimientos siempre será un plus para las personas que miran tu CV. Pero, cuidado, esto no quiere decir que no sea necesario aprender.

Aunque no requieras un título universitario para empezar, la formación siempre será necesaria para adquirir habilidades necesarias y trabajar remoto de forma eficiente. La buena noticia es que hoy en día existen multitud de cursos en línea, muchos de ellos gratuitos o a bajo costo, que te permiten capacitarte en áreas específicas 🥳.

Conclusión:  ¿Qué hay que estudiar para ser asistente virtual? 

No existe fórmula mágica 🧙‍♂️ o un solo modelo a seguir para saber qué hay que estudiar para ser asistente virtual. Y, aunque te formes en administración, marketing, diseño, idiomas o informática, siempre será importante que lo complementes con habilidades blandas como la comunicación efectiva, la organización y la proactividad.

Empieza a formarte en línea y aprender a manejar herramientas digitales básicas, esto te ayudará a dar ese salto y ser asistente virtual ¡no esperes más! 🤗